一、備用金概念與性質
備用金（Petty Cash），是指企業為滿足日常小額零星開支需要，預付給各部門或特定員工保管的一定數額的現金。備用金主要用于支付不能通過轉賬或發票報銷的小額現金支出，如辦公用品購置、差旅途中小額餐費、交通費等。備用金屬于企業流動資金的一部分，具有周轉速度快、使用頻率高的特點。
二、備用金科目設置
在會計核算中，備用金通常記入以下科目：
1. 庫存現金科目（Cash in Hand 或 Petty Cash）：這是企業最常用的備用金科目設置方式。企業預付備用金時，借記“庫存現金”科目，貸記“銀行存款”科目（若從銀行提取）或“其他應收款”科目（若從公司其他賬戶劃撥）。此后，備用金使用、報銷、補充等操作均在“庫存現金”科目內進行明細核算。
2. 其他應收款科目（Other Receivables）：部分企業將備用金作為“其他應收款”下的二級科目進行管理，如設立“其他應收款——備用金”科目。這種方式下，預付備用金時，借記“其他應收款——備用金”科目，貸記“銀行存款”等科目。備用金使用后報銷時，再沖減“其他應收款——備用金”科目。
三、備用金會計處理流程
1. 預付備用金：
庫存現金科目處理：借：庫存現金，貸：銀行存款（或其他應收款）。
其他應收款科目處理（如適用）：借：其他應收款——備用金，貸：銀行存款（或庫存現金）。
2. 備用金使用與報銷：
發生小額現金支出：不做會計分錄，僅在備用金臺賬中登記支出明細。
定期報銷：匯總報銷單據，經審批后，借：相關費用科目（如管理費用、銷售費用等），貸：庫存現金（或其他應收款——備用金）。
3. 補充備用金：
庫存現金科目處理：借：庫存現金，貸：銀行存款。
其他應收款科目處理（如適用）：借：其他應收款——備用金，貸：銀行存款。
四、備用金管理制度與內部控制
為確保備用金使用的合規性與安全性，企業應建立完善的備用金管理制度，包括：
備用金領用與報銷審批制度：明確備用金領用、使用、報銷的審批權限與流程，確保備用金使用的合理性和可控性。
備用金臺賬管理：設立備用金臺賬，詳細記錄備用金收支情況，定期與會計賬簿核對，確保賬實相符。
備用金盤點制度：定期或不定期進行備用金盤點，檢查備用金余額是否與賬面相符，及時發現并處理差異。
備用金責任人制度：明確備用金保管人的職責與權利，對其管理行為進行監督與考核，防范舞弊風險。
五、總結
備用金在會計科目中通常記入“庫存現金”或“其他應收款”科目下設的二級科目。在實際操作中，企業應根據自身管理需要和會計核算體系，選擇合適的科目進行核算，并建立健全備用金管理制度與內部控制，確保備用金使用的合規、安全、高效。通過規范備用金的會計處理流程，企業可以準確反映備用金的收支狀況，為財務管理決策提供可靠依據。