在企業日常財務管理中，備用金作為一種預支資金，主要用于滿足小額、頻繁的日常零星開支需求，如差旅費、辦公用品購置等。正確記錄和管理備用金的會計分錄，對于確保企業財務信息的準確性和合規性至關重要。以下將詳細闡述備用金涉及的主要會計分錄及其處理方式。
一、備用金的預支與設立
當企業決定設立備用金時，通常由出納或相關人員從公司銀行賬戶中提取現金或轉賬至專門的備用金賬戶。此時，會計上需做如下分錄：
借：其他應收款——備用金 貸：銀行存款
此分錄中，“其他應收款——備用金”科目用于核算企業預付給內部員工或部門的款項，包括備用金。借方表示備用金的預支增加；貸方“銀行存款”則反映企業實際減少的銀行存款金額。
二、備用金的實際使用
員工使用備用金進行日常開支后，需提交相關報銷單據。會計人員審核無誤后，將根據報銷金額進行會計處理：
借：管理費用/銷售費用/制造費用等（根據支出性質歸類） 貸：其他應收款——備用金
此處，“管理費用”、“銷售費用”或“制造費用”等科目對應具體的支出類別，反映企業的各項運營成本。借方記錄實際發生的費用；貸方“其他應收款——備用金”則表示備用金的減少，即已報銷使用的部分。
三、備用金的補充與調整
隨著備用金的不斷使用與報銷，企業可能需要適時補充備用金以維持其正常運轉。補充備用金時，會計分錄如下：
借：其他應收款——備用金 貸：銀行存款
此分錄與備用金預支時的處理相同，只不過方向相反，表示備用金的增加。
另外，如果發現備用金賬戶存在余額過多或過少的情況，企業可根據實際情況進行調整。例如，若備用金賬戶余額超過實際需要，可將多余部分歸還至公司銀行賬戶：
借：銀行存款 貸：其他應收款——備用金
反之，若備用金賬戶余額不足以滿足日常需求，企業則需按照上述“備用金的預支與設立”環節的分錄進行補充。
四、備用金的年末清理
每年年末，企業應對備用金進行徹底清理，確保所有已發生但未報銷的備用金支出均已入賬，并對備用金賬戶進行核對。如有員工離職或其他原因導致備用金無法收回，需進行壞賬準備計提：
借：壞賬準備 貸：其他應收款——備用金
同時，對于已計提壞賬準備后又收回的備用金，應作如下分錄：
借：銀行存款/庫存現金（實際收回金額） 借：其他應收款——備用金（原計提壞賬金額） 貸：壞賬準備
五、備用金的內部控制
為確保備用金的有效管理和使用，企業應建立健全備用金的內部控制制度，包括但不限于：
綜上所述，備用金的會計分錄處理涉及預支設立、實際使用、補充調整、年末清理等多個環節，每一環節都需要嚴格按照會計準則和企業內控制度進行操作，確保備用金管理的規范性與準確性。同時，建立健全備用金內部控制體系，對于防范資金風險、提高資金使用效率具有重要意義。