在企業財務管理中，備用金作為一種預支給員工或部門以應對日常零星開支的資金，其會計處理涉及到特定的會計科目和摘要描述，以確保財務記錄的準確性和合規性。本文將詳細闡述備用金在會計科目上的歸屬，以及在編制會計分錄時應如何撰寫摘要信息。
一、備用金計入的會計科目
備用金通常計入“其他應收款”科目。根據會計準則，企業在向員工或部門預支備用金時，應將其視為一種暫付性質的款項，類似于預付賬款，屬于企業的流動資產。因此，會計上將其記錄在“其他應收款”科目下，反映企業對內部或外部單位和個人的應收款項，除了應收賬款、預付賬款等專門核算的項目之外的其他各種應收及暫付款項。
二、備用金會計科目的明細分類
為了清晰管理和追蹤備用金的使用情況，企業會在“其他應收款”科目下設置“備用金”或“部門/員工備用金”等二級科目，甚至三級科目，以區分不同部門或員工預支的備用金。這樣做的好處在于，當需要查詢某個部門或員工的備用金使用和余額情況時，可以直接查閱對應的明細科目，提高財務管理效率。
三、備用金會計分錄摘要撰寫原則
在編制涉及備用金的會計分錄時，摘要信息應清晰、準確地反映經濟業務的本質，便于后期查賬和審計。備用金相關的摘要撰寫應遵循以下原則：
1. 簡明扼要：摘要應簡潔明了，避免冗長復雜的描述，突出交易的核心內容。
2. 內容完整：摘要應涵蓋交易的主要參與者（如部門、員工姓名）、交易性質（如預支、報銷、歸還等）、金額等關鍵信息。
3. 一致性：同一類型的備用金交易，摘要應保持表述的一致性，便于快速識別和歸類。
四、備用金相關會計分錄摘要示例
以下是備用金相關會計分錄摘要的示例，供參考：
① 預支備用金
摘要：預支銷售部張三備用金5,000元
分錄：
借：其他應收款——銷售部張三備用金 5,000.00 貸：銀行存款/現金 5,000.00
② 使用備用金支付費用
摘要：報銷行政部李四支付辦公用品費用300元（備用金）
分錄：
借：管理費用——辦公用品 300.00 貸：其他應收款——行政部李四備用金 300.00
③ 歸還備用金多余款項
摘要：行政部王五歸還多余備用金200元
分錄：
借：銀行存款/現金 200.00 貸：其他應收款——行政部王五備用金 200.00
④ 年末清理備用金
摘要：年末清理財務部備用金賬戶，結轉未報銷余額
分錄：
借：管理費用——其他 1,.jpg 貸：其他應收款——財務部備用金 1,000.00
總結，備用金在會計處理上計入“其他應收款”科目，并視情況設立明細科目以區分不同部門或員工的備用金。編制會計分錄時，摘要信息應遵循簡明扼要、內容完整、一致性原則，清晰反映備用金預支、使用、歸還等經濟業務的實質，確保財務記錄的準確性和可追溯性。