當您收到愛租機公司的告知函時，這通常意味著存在某些與您租賃的設備或服務相關的事宜需要您的關注和處理。正確和及時地應對這類函件對于維護您的權益、避免不必要的糾紛至關重要。以下是一步一步的指南，幫助您高效且得當地處理這一情況。
第一步：仔細閱讀告知函內容
首先，務必仔細閱讀告知函中的每一項內容，確保您充分理解函件所提及的問題或要求。重點關注租約條款、逾期通知、設備歸還、費用詳情等關鍵信息。如果有任何不明白的地方，劃線標記，準備在后續溝通中詢問清楚。
第二步：確認信息準確性
核對函件中提到的個人信息、租賃設備信息以及任何涉及的時間點或費用，確保這些信息準確無誤。如果您發現有誤，比如設備型號不對或是費用計算有誤，保留好自己的租賃合同和付款憑證，以便提供證明。
第三步：及時溝通反饋
主動聯系愛租機公司，使用函件中提供的聯系方式（如客服電話、郵箱）進行溝通。在溝通時，保持禮貌并直接說明來意，明確指出您已經收到告知函，并就函件中的具體問題進行詢問或提出異議。如果需要調整方案或請求延期，清晰表達您的訴求，并探討可能的解決方案。
第四步：書面記錄交流內容
無論是通過電話還是電子郵件交流，務必保留所有溝通記錄。對于重要的通話，可以做電話錄音（提前告知對方并確保合法合規），郵件往來則直接保存。這些記錄在未來可能成為解決問題的重要依據。
第五步：按照協議履行義務
在充分溝通并達成一致后，根據雙方約定的內容及時采取行動。如果是補繳費用，確保按時完成支付；若需歸還設備，按照公司要求妥善包裝并寄回，同時保留物流單據作為證據。
第六步：跟進并確認問題解決
完成上述步驟后，再次與愛租機公司聯系，確認問題已得到妥善解決。必要時，要求對方提供書面確認或更新后的租賃狀態報告，確保您的權益得到保障。
總結：
收到愛租機公司的告知函不必慌張，通過細致閱讀、積極溝通、準確執行和適時跟進，大多數問題都能得到有效解決。在整個過程中，保持冷靜、理性，注重事實和證據，是保護自身權益的關鍵。